اسباب کشی اداری؛ چک‌لیست جابه‌جایی دفتر با کمترین تعطیلی

اسباب کشی اداری را چطور برنامه بریزیم که کار نخوابد؟

اسباب کشی اداری وقتی کمترین ضرر را دارد که در روزهای تعطیل انجام شود و هر چیزی از قبل شماره و جای مشخص داشته باشد. بایگانی و وسایل کم‌مصرف را از هفته‌ها قبل ببندید، رایانه‌ها را آخر از همه جمع کنید، روی نقشهٔ دفتر جدید برای هر میز شماره بگذارید و اینترنت آنجا را پیش از روز جابه‌جایی امتحان کنید.

یک نفر را هم مسئول کل کار کنید؛ کسی که کلید هر دو دفتر دستش است، با مدیر هر دو ساختمان حرف زده و همهٔ سؤال‌ها به او ختم می‌شود. جابه‌جایی دفتری که پنج نفر هم‌زمان دربارهٔ آن تصمیم می‌گیرند، همیشه کش پیدا می‌کند. فهرست زیر به ترتیب زمان چیده شده است.

سه تا چهار هفته قبل: تاریخ، ساختمان و نقشه

این مرحله بیشتر تلفن و متر است تا کارتن:

• روز جابه‌جایی را روی پنجشنبه‌عصر و جمعه یا یک تعطیلی رسمی بگذارید و به همکاران و مشتری‌های ثابت خبر بدهید.
• از مدیر ساختمان مقصد بپرسید جابه‌جایی در روز تعطیل مجاز است یا نه، آسانسور بار را می‌برد یا نه و خودرو کجا می‌تواند بایستد.
• دفتر جدید را متر کنید و روی یک نقشهٔ ساده جای میزها، کمدها و پرینتر را بکشید؛ به هر میز شماره بدهید.
• درخواست انتقال خط تلفن و اینترنت به نشانی جدید را همین حالا ثبت کنید؛ این کار معمولاً از جابه‌جایی میزها دیرتر به نتیجه می‌رسد.
• هر چیزی را که نمی‌آید کنار بگذارید: صندلی چرخ‌شکسته، کمد فلزی زنگ‌زده، کارتن‌های کاغذ باطله.
• وقتی حجم معلوم شد، خودرو را سفارش بدهید و تعداد میز و کمد، طبقه‌ها و وسایل سنگین را بگویید.

در شیپ‌نو اسباب کشی اداری هم مثل خانه با کامیونت یا وانت‌بار انجام می‌شود و اپراتور با شنیدن فهرست، خودرو را پیشنهاد می‌کند. اگر میزهای بزرگ قفسه‌دار یا کتابخانهٔ اداری دارید، باز کردن میز و قفسه پیش از جابه‌جایی را هم در برنامهٔ این هفته‌ها بگذارید.

رایانه‌ها، شبکه و بایگانی

رایانه‌ها آخر از همه خاموش می‌شوند و روز اول، پیش از هر چیز باید روشن شوند؛ پس بیشتر کارشان پیش از روز جابه‌جایی است.

• از همهٔ رایانه‌ها و هارد مشترک دفتر نسخهٔ پشتیبان بگیرید و یک نسخه را بیرون از دفتر نگه دارید.
• از پشت هر رایانه و از مودم و سوئیچ شبکه عکس بگیرید، بعد کابل‌ها را با برچسب شمارهٔ میز دسته کنید.
• کیس، مانیتور، کیبورد و کابل‌های هر میز را با یک شماره ببندید؛ مانیتور ایستاده و صفحه‌اش پوشیده.
• پرینتر لیزری را طبق دفترچه‌اش آماده کنید؛ معمولاً کارتریج تونر را درمی‌آورند و در کیسه می‌بندند تا پودرش داخل دستگاه نریزد.
• زونکن‌ها و پرونده‌ها را قفسه‌به‌قفسه در کارتن‌های شماره‌دار بچینید و فهرست محتوای هر کارتن را در یک فایل نگه دارید.
• مهر شرکت، دسته‌چک، قراردادها و پرونده‌های کارکنان را جدا ببندید تا یک نفر مطمئن با ماشین شخصی ببرد.

پیش از بستن بایگانی، کاغذهای بی‌مصرف را دور بریزید، ولی دربارهٔ اسناد مالی و مدارکی که نگهداری‌شان الزامی است، اول با حسابدار مشورت کنید. اگر دفترتان کوچک است و رایانه‌ها چند دستگاه بیشتر نیستند، می‌شود آن‌ها را جدا از میزها با سواری‌بار که صندوقش بسته است فرستاد تا زیر کمدهای فلزی جا نگیرند.

روز جابه‌جایی

روز جابه‌جایی دو نفر کافی است که بدانند هر چیزی کجا می‌رود: یکی در دفتر قدیم و یکی در دفتر جدید.

1. نقشهٔ دفتر جدید را با شمارهٔ میزها کنار در ورودی بچسبانید تا هر کس کارتنی می‌آورد، بداند کجا بگذارد.
2. کشوهای میزها را خالی کنید یا قفلشان کنید و کلید را با چسب زیر همان میز بچسبانید.
3. کمدهای فلزی بایگانی را خالی جابه‌جا کنید؛ کمد فلزی پر هم سنگین است و هم ریل کشوهایش خم می‌شود.
4. میزها و کمدها اول برسند و کارتن‌ها بعد؛ رایانه‌ها آخر، تا وقتی میزها سر جایشان نیستند روی زمین دست‌به‌دست نشوند.
5. نفرِ دفتر قدیم آخرین کسی است که بیرون می‌آید؛ کشوها، انباری و آبدارخانه را یک دور دیگر بگردد.
6. تعداد کارتن‌ها و قطعه‌ها را در مبدأ و مقصد بشمارید و با هم تطبیق بدهید.

اگر ساختمان مقصد آسانسور ندارد یا آسانسورش برای بار مجاز نیست، کار خیلی کندتر پیش می‌رود؛ ترتیب کار در جابه‌جایی از ساختمان بدون آسانسور آمده است. خودرو را هم می‌توانید روی نقشهٔ اپلیکیشن دنبال کنید تا آدم‌ها درست وقتی لازم است جلوی در باشند.

روز اول کاری در دفتر جدید

روز اول با آزمایش شروع می‌شود، نه با کار. پیش از آمدن همکاران، اینترنت، تلفن‌ها، پرینتر و دستگاه حضور و غیاب را امتحان کنید. هر نفر میز و کارتن خودش را تحویل بگیرد و اگر چیزی کم است، همان روز بگوید؛ هفتهٔ بعد دیگر کسی یادش نمی‌آید کارتن شمارهٔ هفده کجا رفت. روی درِ دفتر قدیم برگه‌ای با نشانی جدید بچسبانید، نشانی را در سایت، کارت ویزیت و نقشه‌های مسیریابی عوض کنید و به تأمین‌کننده‌ها و بانک خبر بدهید. تغییر نشانی رسمی شرکت را هم با حسابدار یا مشاور حقوقی هماهنگ کنید.

چیزهایی که در جابه‌جایی دفتر جا می‌ماند

تقریباً در هر اسباب کشی اداری، یکی از این‌ها از قلم می‌افتد:

• کلید کمدهای فلزی و رمز گاوصندوق
• آب‌سردکن، که باید پیش از حمل خالی و خشک شود
• سماور، استکان‌ها و کتری آبدارخانه، که همیشه آخر از همه جمع می‌شوند
• تابلوی سردر و تابلوی راهنمای طبقه‌ها در لابی ساختمان
• نامه‌ها و مرسوله‌هایی که بعد از جابه‌جایی به نشانی قدیم می‌رسد؛ از نگهبان آنجا بخواهید چند هفته نگهشان دارد
• شمارهٔ کنتورها و تحویل کلید دفتر قدیم به مالک
• شارژرها، سیم‌های سیار و چندراهی‌ها، که بدونشان هیچ میزی راه نمی‌افتد

اگر دفتر حتی یک روز هم نباید تعطیل شود

در این حالت اسباب کشی اداری را در دو یا سه نوبت انجام بدهید. هفتهٔ قبل، بایگانی و اتاق‌های کم‌استفاده را ببرید؛ روز اصلی، یک بخش را منتقل کنید و بخش دیگر تا راه افتادن اینترنت دفتر جدید در دفتر قدیم کار کند. برای تلفن اصلی دفتر، انتقال تماس به خط همراه یکی از همکاران را فعال کنید تا هیچ تماسی بی‌جواب نماند. اگر قرارداد اجاره اجازه می‌دهد، چند روز هم‌پوشانی بین دو اجاره هزینه دارد، ولی برای دفتری که تعطیلی برایش گران است اغلب می‌ارزد. برای هر نوبت جدا خودرو سفارش بدهید و به اپراتور ۱۸۰۰ بگویید چند نوبت دارید. کلیات جابه‌جایی خانه و دفتر را هم در راهنمای اسباب‌کشی با کامیونت و وانت‌بار ببینید و برای انتخاب روز، انتخاب روز و ساعت مناسب جابه‌جایی را.