ارسال نمونه کالا برای مشتری: چک‌لیست تیم فروش

نمونه‌ای که لب‌پریده، چروک یا بی‌نام روی میز واحد خرید برسد، پیش از آنکه کسی قیمت را ببیند فروش را خراب کرده است. ارسال نمونه کالا یعنی نمونه را از همان سری تولید سفارش بردارید، طوری ببندید که لبه و سطحش آسیب نبیند، شماره پیش‌فاکتور را رویش بنویسید، به دست آدم مشخصی برسانید و رسیدن و برگشتش را پیگیری کنید.

این چک‌لیست برای تیم فروشی است که نمونه کاشی و سرامیک، پارچه یا قطعه صنعتی برای مشتری می‌فرستد. گروه‌ها به ترتیب زمان چیده شده‌اند.

پیش از برداشتن نمونه از انبار

در ارسال نمونه کالا، نمونه باید نماینده سفارش باشد، نه یک تکه دم دست.

• نمونه کاشی و سرامیک را از کارتنی بردارید که همان سری تولید و کد رنگ سفارش را دارد؛ این کدها روی کارتن چاپ شده و سری‌های مختلف معمولاً کمی رنگ و گاهی اندازه متفاوت دارند.
• نمونه پارچه را از همان توپی ببرید که قرار است فروخته شود و شماره توپ، عرض و جنس را یادداشت کنید؛ دو توپ از یک طرح هم ممکن است هم‌رنگ نباشند.
• برای قطعه صنعتی، شماره فنی قطعه و برگه مشخصات یا نقشه را کنار نمونه بگذارید و اگر نمونه کارکرده یا نمایشی است، روی آن بنویسید.
• از خود نمونه پیش از بسته‌بندی، از رو و پشت، عکس بگیرید. اگر بعداً درباره خط یا لب‌پریدگی حرفی پیش آمد، همین عکس جواب می‌دهد.

بسته‌بندی، بسته به جنس نمونه

هر جنس از جای خودش آسیب می‌بیند، پس بسته‌بندی هم برای هر کدام فرق می‌کند.

• کاشی: دو کاشی را رو به هم با یک ورق مقوا یا فوم در وسط بگذارید تا لعاب‌ها به هم نسایند و روی چهار گوشه نبشی مقوایی بزنید؛ کاشی بیشتر از گوشه می‌پرد تا از وسط.
• پارچه: روی لوله مقوایی با کاغذ نازک لایه‌به‌لایه بپیچید یا فقط از جای تای قبلی تا کنید. مخمل را تا نکنید، چون پرزش می‌خوابد.
• قطعه: روغن و گریس اضافه را پاک کنید، رزوه‌ها و سطح‌های تراش‌خورده را با درپوش پلاستیکی یا چسب کاغذی بپوشانید و قطعه‌های ریز را در کیسه جدا و برچسب‌دار بگذارید.
• جعبه بیرونی: کوچک و سفت، با فضای پرشده. نمونه‌ای که در کارتن بزرگ لق بخورد، سالم نمی‌رسد. نکته‌های بیشتر برای جنس‌های شکستنی در ارسال کالای شکستنی با پیک آمده است.

برچسب و کاغذهای همراه

میز خرید مشتری معمولاً نمونه چند تأمین‌کننده را کنار هم دارد و نمونه شما باید بی‌آنکه کسی زنگ بزند، بگوید مال کیست و برای کدام پیشنهاد است. در ارسال نمونه کالا، روی برچسب این‌ها را بنویسید:

• شماره پیش‌فاکتور یا شماره سفارش مشتری؛
• نام و تلفن کارشناس فروش؛
• نام گیرنده و واحدش، مثلاً واحد خرید یا دفتر فنی؛
• کد نمونه، سری تولید یا شماره توپ؛
• اینکه نمونه برگشتی است یا نزد مشتری می‌ماند.

برگه مشخصات یا فهرست قیمت جایش داخل بسته است؛ برچسب بیرونی برای رساندن است و کاغذ داخلی برای تصمیم گرفتن.

هنگام سفارش پیک برای ارسال نمونه کالا

بیشتر نمونه‌ها کوچک‌اند، اما همه نه.

• بسته کوچک با پیک موتوری می‌رود. بسته‌ای که از ۶۰×۶۰×۶۰ سانتی‌متر بزرگ‌تر یا از ۳۰ کیلوگرم سنگین‌تر باشد، هزینه اضافه دارد و چند کارتن نمونه کاشی زود به این حد می‌رسد.
• نمونه‌های سنگین یا چندکارتنی را با خودرو بفرستید؛ گزینه‌های ارسال بار با سواری و وانت برای همین حالت است.
• به اپراتور بگویید بسته باید به دست شخص مشخصی برسد و نام و شماره او را بدهید. ساعت کاری دفتر یا کارگاه مشتری را هم در نظر بگیرید؛ نمونه‌ای که بعد از رفتن کارشناس خرید برسد، تا روز بعد در پذیرش می‌ماند.
• اگر مقصد کارگاه یا پروژه ساختمانی است، درِ ورودی دقیق و نام کسی را که سر کار است بدهید. نگهبانی پروژه معمولاً بسته بی‌نام را تحویل نمی‌گیرد.
• اگر مقصد انبار یک فروشگاه زنجیره‌ای است، قاعده‌های ساعت و نوبت تحویل بار به انبار و فروشگاه برای نمونه هم صدق می‌کند.
• اگر یک روز برای چند مشتری نمونه می‌فرستید، بسته‌ها را به ترتیب مسیر بچینید و نام هر مشتری را درشت روی بسته خودش بنویسید. از اپراتور بپرسید چند تحویل را می‌شود در یک سفارش پشت سر هم انجام داد یا بهتر است جدا ثبت شوند.

اگر تیم فروش هر هفته چند نمونه می‌فرستد، درباره پنل سازمانی شیپ‌نو از ۱۸۰۰ بپرسید.

بعد از تحویل

نمونه وقتی رسیده حساب می‌شود که خریدار آن را دیده باشد، نه وقتی از در انبار بیرون رفته.

• راننده بسته را بدون توقف در انبار، مستقیم به دست گیرنده می‌رساند و مسیرش را روی نقشه می‌بینید؛ وقتی نزدیک شد، به گیرنده پیام بدهید که پایین بیاید یا به پذیرش خبر بدهد.
• از گیرنده بخواهید با یک پیام کوتاه یا عکس، رسیدن نمونه را تأیید کند.
• تاریخ ارسال و شماره پیش‌فاکتور را در فهرست پیگیری فروش ثبت کنید و روز تماس بعدی را همان روز بگذارید؛ ارسال نمونه کالا بدون پیگیری، فقط خرج بسته‌بندی و رفت‌وآمد است.
• اگر نمونه باید برگردد، برگشت را با یک سفارش از نشانی مشتری به انبار خودتان ترتیب دهید و نمونه برگشتی را با عکس پیش از ارسال مقایسه کنید.

اگر نمونه آسیب‌دیده رسید

اول عکس بخواهید، نه توضیح. از خریدار خواهش کنید از بسته و نمونه، همان‌طور که باز شده، عکس بفرستد. بحث درباره اینکه تقصیر کجا بوده را بگذارید برای بعد؛ خریدار نمونه سالم می‌خواهد و دلیل خرابی برایش فرعی است.

نمونه دوم را از انبار بردارید، این بار با نگاهی به عکس خرابی. اگر گوشه کاشی پریده، نبشی کم بوده؛ اگر پارچه چروک شده، جای تا اشتباه بوده؛ اگر قطعه خط برداشته، در جعبه لق می‌خورده. در ارسال نمونه کالا، هر خرابی یک درس بسته‌بندی است که بار دوم نباید تکرار شود. اگر نمونه گران است یا فکر می‌کنید در مسیر آسیب دیده، همان روز با پشتیبانی تماس بگیرید و عکس‌ها را نگه دارید.

چیزهایی که در ارسال نمونه جا می‌ماند

این‌ها را معمولاً کسی فراموش نمی‌کند، مگر روزی که عجله دارد.

• فرق نشانی دفتر مرکزی با نشانی کارگاه یا انبار مشتری؛ نمونه کاشی گاهی باید سر پروژه برود و دفتر فقط واسطه می‌شود.
• نام مسئول پذیرش یا منشی؛ بسته‌ای که به «واحد خرید» فرستاده شود، ممکن است روزها روی میز پذیرش بماند.
• سپردن به مشتری که بسته‌بندی نمونه برگشتی را دور نیندازد.
• برچسب برگشت آماده، داخل همان بسته.
• نمونه دوم در انبار؛ اگر نمونه اول شکست یا گم شد، دست خالی نمانید.
• برچسب سالن و غرفه، وقتی نمونه به‌جای دفتر مشتری به نمایشگاه می‌رود؛ حساب‌وکتاب بار و نمونه‌ای که به غرفه نمایشگاه می‌رود جداست.